Project Manager. Aprender a Delegar.

Una de las responsabilidades más complicadas de un Project Manager es la delegación de trabajos.

Es difícil estar predispuesto a delegar trabajos de cierta complejidad. La desconfianza es uno de los factores a vencer. Mentalmente, tenemos la creencia de que nadie va a hacer el trabajo mejor que nosotros y, a veces puede ser así, pero en otras muchas ocasiones, lo que ocurre es que no se han clarificado bien los criterios para evaluar los trabajos.

El primer paso debe ser definir claramente en qué consiste la actividad a realizar, e identificar si la información disponible es la suficiente para la ejecución. Una vez clarificado esto, es necesario exponer el nivel de definición deseado y la fecha de finalización. Es importante no esperar un nivel de terminación similar al que uno creería poder ejecutar personalmente. Es mucho más práctico establecer un nivel de acabado óptimo y aceptable, y ser exigente con el mismo. Dentro de ese nivel, la mayor preocupación debe ser ceñirse a la planificación y presupuesto acordados.

Otro problema a solventar es la incapacidad de realizar el control del trabajo una vez delegado.

“El grado de control es una función resultante de la importancia de la tarea y de la confianza que el director de proyectos tenga enla persona que está haciendo el trabajo” (David Bernstein. Project Management, Edit. Gustavo Gili, SA). Para un correcto control, el mecanismo más efectivo son las revisiones periódicas, en base a objetivos parciales. Es importante tener una ficha de registro de los controles, donde queden reflejados las tareas a controlar, las fechas de control, el técnico que debe realizar el control, las incidencias observadas y los resultados de las posteriores correcciones.

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