Archivo de la etiqueta: tareas

Tareas y responsabilidades del jefe de obra

Hemos preparado una relación de las obligaciones del jefe de obra. Desde luego, y dependiendo del tipo de obra o de las distintas empresas, las responsabilidades pueden variar, pero creemos que esta relación es bastante minuciosa:

IDENTIFICACIÓN DE LOS MEDIOS Y DE LOS RECURSOS

  • Planificación del proyecto e identificación de las tareas a ejecutar
  • Previsión de los recursos naturales, humanos y financieros necesarios.

PREPARACIÓN DE LA OBRA

  • Estudio del proyecto de ejecución.
  • Hacerse cargo del dossier de forma operacional a partir de la firma de los contratos.
  • Hacerse cargo de la memoria de calidades y objetivos del encargante.
  • Verificar toda la documentación correspondiente a la ejecución.
  • Implantación de las instalaciones y de las construcciones.
  • Definición y optimización de los modos de ejecución (medios materiales, humanos,…).

SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE EJECUCIÓN

  • Intervención en la elección de los materiales y de los equipos utilizados.
  • Organizar los aprovisionamientos del material y de los materiales.
  • Definir la implantación del material y de las máquinas.
  • Participar en la gestión de las licitaciones y en la negociación con los subcontratistas.
  • Dirigir y coordinar todas las profesiones, proveedores y subcontratas.
  • Asegurar la coordinación del autor del proyecto, directores de obra y ejecución, de la oficina de control, del coordinador de seguridad y del resto de los intervinientes.
  • Trabajar conjuntamente con los directores de obra y ejecución, asumiendo sus directrices y dando solución a sus propuestas.
  • Anticipar los trabajos, organizando y utilizando los medios técnicos, materiales y humanos adecuados.
  • Controlar la ejecución de los trabajos.
  • Diagnosticar los eventuales problemas y proponer soluciones paliativas.
  • Participar en la mejora del margen del proyecto.
  • Verificar las facturas de las empresas y de los proveedores.
  • Gestionar las distintas modificaciones del propietario o de los compradores.
  • Coordinar y pilotar los proyectos en fase de realización (reuniones de obra, síntesis,…).
  • Establecer y mantener actualizados las planificaciones de obra, así como la realización de los distintos plannings detallados de los trabajos de acabado.
  • Verificar la situación de los trabajos y establecer los recuentos definitivos.
  • Garantizar el respeto de los contratos, así como de la calidad y de los plazos de los elementos ejecutados.
  • Asegurarse de la perfecta conformidad del conjunto de piezas contractuales.
  • Realizar los objetivos intermedios para controlar el avance de las diferentes tareas programadas, en relación con los miembros del equipo proyecto.
  • Garantizar el respeto del pliego de condiciones, de los plazos, de los costos y de la calidad.
  • Responsabilizarse de conseguir los resultados.
  • Prever los dispositivos de seguridad y salud.
  • Cuidar de que se respeten los dispositivos de protección.
  • Redactar los informes de la obra.
  • Efectuar el levantamiento de las reservas e incidencias.
  • Responsabilizarse del final de la obra y de la entrega de la misma.

130206_179

Project Manager. Aprender a Delegar.

Una de las responsabilidades más complicadas de un Project Manager es la delegación de trabajos.

Es difícil estar predispuesto a delegar trabajos de cierta complejidad. La desconfianza es uno de los factores a vencer. Mentalmente, tenemos la creencia de que nadie va a hacer el trabajo mejor que nosotros y, a veces puede ser así, pero en otras muchas ocasiones, lo que ocurre es que no se han clarificado bien los criterios para evaluar los trabajos.

El primer paso debe ser definir claramente en qué consiste la actividad a realizar, e identificar si la información disponible es la suficiente para la ejecución. Una vez clarificado esto, es necesario exponer el nivel de definición deseado y la fecha de finalización. Es importante no esperar un nivel de terminación similar al que uno creería poder ejecutar personalmente. Es mucho más práctico establecer un nivel de acabado óptimo y aceptable, y ser exigente con el mismo. Dentro de ese nivel, la mayor preocupación debe ser ceñirse a la planificación y presupuesto acordados.

Otro problema a solventar es la incapacidad de realizar el control del trabajo una vez delegado.

“El grado de control es una función resultante de la importancia de la tarea y de la confianza que el director de proyectos tenga enla persona que está haciendo el trabajo” (David Bernstein. Project Management, Edit. Gustavo Gili, SA). Para un correcto control, el mecanismo más efectivo son las revisiones periódicas, en base a objetivos parciales. Es importante tener una ficha de registro de los controles, donde queden reflejados las tareas a controlar, las fechas de control, el técnico que debe realizar el control, las incidencias observadas y los resultados de las posteriores correcciones.

La Planificación de Obra.

En el post referente al Estudio de Proyecto, dejábamos para el final la planificación de obra. Es ahora, en nuestro tercer artículo sobre la labor del Director de Ejecución, donde vamos a tratar esta cuestión.

Según qué autores, a esta tarea se le denomina programación de obras o, en menor medida, organización de obra. Según mi criterio, la programación de obras es un concepto relacionado principalmente con la relación de las tareas a lo largo del tiempo. Por otro lado, la organización de obras se encarga de la disposición espacial de los trabajos.
Planificación sin embargo, parece un término más apropiado. La 2ª acepción de la RAE define planificación como: “plan general, metódicamente organizado y frecuentemente de gran amplitud, para obtener un objetivo determinado”. Vemos como entra de lleno un elemento diferenciador e imprescindible de toda planificación, que es la consecución de un fin determinado.

Lo primero que debemos decidir cuando empezamos a planificar es el nivel de definición que necesita la obra.
La definición son los niveles de desglose que en los que dividiremos las tareas. Evidentemente, no todas las obras necesitan ser definidas de la misma manera. Incluso dentro de una misma obra, las tareas no tienen porqué tener el mismo nivel de definición. Principalmente, éste será proporcional a la duración de la tarea.
Ejemplo:
Si hormigonamos una planta de forjado en una sola jornada, se recogerá en una tarea, independientemente de la superficie. No será así, sin embargo, cuando se decida hormigonar la misma planta en varias jornadas o en distintas fases.

Establecido el nivel de definición, pasaremos a relacionar las tareas por orden cronológico, con sus subtareas igualmente relacionadas cronológicamente. Para ello, realizaremos una tabla donde iremos signando los valores que nos interese controlar: tiempos mínimo y máximo, inicio más temprano y más tardío posible, número de operarios, presupuesto.
A estos valores, me gusta añadir uno subjetivo, y es el de importancia, de mayor (3) a menor (1). Variable relacionada con la repercusión que tenga sobre otras tareas subsiguientes.
Ejemplo:
El “Replanteo de tabiquería” tendrá importancia 3; la “Pintura de paramentos interiores” importancia 1.

Lo último a definir será el nivel de control. La planificación es una herramienta de trabajo, pero también lo es de control. El control será proporcional al nivel de definición del proyecto, pero también o será del nivel de exigencia impuesto.
Periódicamente, bien semanal, bien mensualmente, se realizarán puntos de control donde se compruebe el desarrollo de las tareas, los plazos invertidos y la concordancia con el presupuesto inicial. A cada tarea se le asignará un encargado de la revisión (que además debe ser el encargado de poner el criterio de aceptación, siempre dentro de la normativa correspondiente).

Otro tema será la elección del sistema de representación. El más usual es el Diagrama de Interrelación de Tareas basado en el Tiempo, que no es sino una variación del Método del Camino Crítico (CPM), apoyado en una representación temporal según un diagrama de barras o Gantt.

Establecidos los tiempos óptimos de realización de cada una de las tareas, pasamos a identificar las interrelaciones entre las mismas. Una vez completado el diagrama de programación, pasamos a determinar el camino crítico, que es la relación de las tareas para las que cualquier retraso en su ejecución supondrá un retraso en la ejecución de la obra. Sobre estas tareas deberá maximizase el control de los plazos.
Cada obra puede tener uno o más caminos críticos. Incluso, ante casos de retrasos en algunas de las actividades críticas, se volverá a determinar el camino crítico, dejando algunas actividades de ser críticas y pasando otras que no lo eran a serlo.