Las Reuniones de Obra.

El Director de Ejecución debe ser consciente de la importancia de la cooperación y la comunicación entre los participantes de una obra para desarrollar las capacidades y las aportaciones individuales y colectivas con vistas a mejorar la marcha de los trabajos y su resultado final. Las reuniones permiten compartir, dentro de un grupo de personas, el mismo nivel de conocimiento acerca de un tema y además, tomar decisiones de forma colectiva.

Las reuniones se celebrarán con una determinada periodicidad en función de sus objetivos. Las reuniones breves y diarias de los mandos intermedios con los trabajadores a su cargo, cuando se trata de actividades sometidas a variaciones como son las obras de construcción, con la finalidad de revisar el plan diario de trabajo.
Las reuniones semanales son muy útiles para el análisis de la actividad realizada y de la que se pretende llevar a cabo en un futuro inmediato.

Cabe destacar la importancia del aprendizaje de las personas en la técnica de desarrollo de reuniones de trabajo a fin de optimizar la eficacia de esta actividad. La figura del coordinador de la reunión es vital para conducir su desarrollo y facilitar la extracción de conclusiones. Hay un conjunto de acciones que deben tomarse para organizar y llevar a cabo una reunión en buenas condiciones, con un alto grado de eficacia y que permita el seguimiento de sus resultados.

Cómo organizar una reunión_

Antes de la reunión:

Motivo de la reunión: Es necesario saber transmitir el objetivo de la reunión de forma adecuada a cada uno de los asistentes en el momento en que los citamos. Contar con una agenda de contenidos es fundamental en las reuniones de trabajo.

Participantes: únicamente deben convocarse las personas realmente necesarias, aquellas que estén implicadas con el tema que se va a tratar y que tengan algo que aportar. Un hombre clave puede enviar a un sustituto puntualmente, pero no hay que permitir que se convierta en rutina.

Orden del día: Establezca un buen orden del día. Piense bien en los objetivos de la reunión, las personas que deben intervenir, los espacios de tiempo, el qué, cuándo y porqué de las diferentes intervenciones y protagonismos. Envíe el orden del día con anterioridad a todos los asistentes a la reunión. Empezar con temas conocidos, a modo de introducción. Pueden ser temas de puntos acordados en una reunión anterior. También es aconsejable iniciar la reunión con puntos muy concretos para que todos los participantes tengan una sensación de logro. Debemos finalizar con temas de menor importancia y analizando los próximos pasos a seguir.

Duración: Acotar previamente el tiempo necesario para la correcta toma de decisiones, siendo conscientes que a partir de los 45 minutos el ritmo de la reunión baja en forma significativa.

Lugar: Debe tener una iluminación suficiente, espacio y el mobiliario y utensilios correspondientes (la caseta de obras es el sitio habilitado normalmente para las reuniones).

Convocatoria: hora de inicio, lugar, horario de cierre y orden del día.

Durante la reunión:

El Director de Ejecución debe ser el responsable de coordinar la reunión. También será el responsable de elaborar el informe de la reunión.
Si fuese necesario, las decisiones tomadas en reuniones anteriores podrán ser repasadas como introducción o bien para seguir de cerca el progreso de su implementación.
Que la reunión sea efectiva, dinámica y rápida dependerá en gran medida del coordinador. Éste deberá mostrar liderazgo y completa seguridad en sí mismo, evitando eso sí, caer en el exceso de protagonismo. Deberá tener pleno conocimiento de las inquietudes de los asistentes. Es importante incitar al grupo a intercambiar opiniones.

En una obra, el frente de trabajo puede ser muy grande, y la toma de decisiones debe ser constante. Es improductivo postergar acuerdos relevantes, y se corre el riesgo de ir acumulando problemas sin resolver.

Es importante aprovechar la presencia de los participantes para acordar una fecha para la siguiente reunión que resulte conveniente para todos. Como recomendación, suele ser buena idea proponer una cita periódica (semanal, quincenal) acordada al inicio de la obra, para que todos los participantes estén avisados con antelación.

Después de la reunión:

El Libro de Órdenes y Asistencia debe ejercer de acta de la reunión y posibilitar que se haga un seguimiento de las conclusiones y compromisos. Deberá consignarse las decisiones más importantes tomadas durante las discusiones.

Finalmente, será primordial tomar nota de los temas discutidos en la reunión, ya que, de esta forma, se podrá recordar, jerarquizar y llevar a cabo los planes y medidas propuestas y aceptadas por los asistentes.
Con las conclusiones, se debe resumir y exponer lo tratado a los participantes. Esto servirá para revise lo que se ha tratado y modificar o adoptar decisiones que hayan quedado pendientes. Posteriormente, cada participante deberá firmar el Libro de Órdenes, rubricando las decisiones tomadas.
Cada parte se quedará con copia de lo apuntado en el Libro de Órdenes, donde se recogerán los temas tratados, así como las soluciones acordadas que serán puestas en marcha. Esto dará validez a los acuerdos adoptados. Si en posteriores reuniones, alguna persona sugiere algunas correcciones, se realizarán llamadas en dicha reunión hacia la reunión correspondiente.

Los apuntes deben incluir lo siguiente:
• Fecha de la reunión.
• Participantes.
• Objeto de la reunión.
• Orden del día.
• Resumen de cada tema del orden del día.
• Informe de las decisiones.
Los apuntes en el Libro de Órdenes tienen varios propósitos:
• Registrar las decisiones adoptadas o aprobadas por la Dirección Facultativa.
• Formalizar el trabajo realizado, dando pié a solucionar los problemas de la obra.
• Servir de elemento que arbitre ante posibles desacuerdos.

Actualmente, con las nuevas tecnologías y el necesario apoyo de fotografías o gráficos, es fácil tender a recoger los informes de las reuniones en soportes distintos al Libro de Órdenes. Sin embargo, es importante recordar que, aunque el formato es anticuado, y muchas veces incómodo, hasta la fecha el Libro de Órdenes es el documento oficial y con formato reconocido (Orden de 9 de junio de 1971) para consignar en él las visitas, incidencias y ordenes que se produzcan en su desarrollo.

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